Comment inciter vos collaborateurs à suivre vos formations e-learning ?

Vous avez un catalogue de modules de formation e-learning bien rempli mais les collaborateurs de votre structure n’en profitent pas suffisamment ? Pourquoi ?
Le e-learning est une modalité de formation qui a notamment l’avantage d’abolir les contraintes de temps de déplacement et de dates imposées aux collaborateurs pour se former.
Cette souplesse d’utilisation (je me connecte quand je veux ou quand je peux) ne suffit pourtant pas.
Les services RH et services formation sont tout de même confrontés au fait que les collaborateurs ne profitent pas suffisamment de l’offre de formation e-learning mise à disposition. Les causes invoquées sont multiples.

Manque de temps : selon le baromètre de la formation professionnelle 2023 – CentreInffo / CSA, 37 % des collaborateurs invoquent un manque de temps comme obstacle à la participation aux formations
Offre inadaptée : selon ce même baromètre, 29 % des collaborateurs estiment que l’offre de formations ne correspond pas à leurs attentes (contenus jugés non pertinents ou adaptés à leurs besoins spécifiques)
Manque d’engagement : le e-learning peut parfois manquer d’interactivité et de dynamisme. L’ennui et la baisse d’attention ne doivent en effet pas être sous-estimés, un apprenant se formant seul face à un écran doit être stimulé
Résistances au changement : certains collaborateurs peuvent être réticents à l’apprentissage en ligne, préférant les méthodes traditionnelles. Les freins face au numérique doivent être identifiés pour proposer un accompagnement spécifique
Manque de communication : un problème à la fois quantitatif et qualitatif. Pas ou trop peu de communication sur l’offre dans certaines structures et une communication mal ciblée, noyée dans une multitude de canaux de communication interne dans d’autres. Notons également que la communication doit elle aussi être incitative et pas seulement informative

Alors comment inciter les collaborateurs à suivre vos formations e-learning ? Voici quelques pistes :

Identification des besoins en formation

Avant de proposer des formations en ligne, il est essentiel d’identifier les besoins spécifiques de vos collaborateurs. Voici quelques moyens pour y parvenir :

Prévoir des modules d’onboarding en e-learning obligatoires : ces modules qui participent à l’intégration des nouveaux collaborateurs sont aussi l’occasion de donner les clés des bonnes pratiques dès le départ, d’informer sur les canaux de communication, mais aussi sur l’offre de formation et ainsi d’inscrire le e-learning dans les priorités
Entretiens Annuels d’Évaluation : lors de ces entretiens, encouragez les collaborateurs à exprimer leurs attentes en termes de développement de carrière à moyen ou long terme
Échanges avec les Managers : les managers sont les mieux placés pour comprendre les besoins de leurs équipes. Impliquez-les dans le processus de sélection des formations
Sondages Directs : interrogez directement les collaborateurs sur leurs attentes en matière de formation en dehors des périodes d’entretiens annuels

Personnalisation des parcours de formation et accessibilité

Personnalisation des parcours :

Adapter les parcours de formation (sur-mesure) en fonction des besoins, proposer des parcours en ligne différents selon le niveau et les attentes (quiz pré-formatif, parcours à embranchements ou navigation libre)
S’assurer que la formation e-learning soit adaptée aux besoins opérationnels (exemples issus de la réalité du terrain, activités de mises en situation, cas concrets)

Accessibilité des contenus :

Assurer la compatibilité avec différents appareils (ordinateurs, smartphones, tablettes)
Concevoir une navigation intuitive pour améliorer l’expérience des apprenants
Respecter les normes d’accessibilité (contraste des couleurs, sous-titrage, audio etc.)

Dynamisation des contenus

Proposer un design attractif et des contenus variés : un design triste et obsolète donnera d’emblée l’impression qu’on va s’ennuyer, c’est un élément important.
Varier les media utilisés (images, vidéos, audios), réduire au maximum le texte à lire à l’écran et les renvois vers des documents pdf indigestes par exemple.
Proposer des activités interactives tout au long du module
Oser l’humour et la ludification : storytelling, personnages, sons et musique sont autant d’éléments à envisager pour dynamiser la formation
Intégrer des éléments de gamification (enquête à mener, récompenses)

Création d'un environnement favorable

Encourager les retours d’expérience des apprenants (questionnaires de satisfaction) et prendre ces retours en compte
Assurer un suivi sur la plateforme (LMS) et faire des ajustements si des bloquages apparaissent (constat d’abandons fréquents, parties non consultées, résultats aux quiz trop faibles etc.)
Valoriser les apprenants : mise en place de systèmes de récompenses pour les collaborateurs qui suivent régulièrement des formations, publication de témoignages
Intégrer la formation à distance dans la culture d’entreprise : la gestion des priorités aboutit souvent à la remise à « plus tard » du e-learning. Pour éviter cela, il est utile d’inciter et autoriser les collaborateurs à bloquer des créneaux pour se former, inviter les managers à faire des points réguliers sur les formations suivies et bien sûr communiquer

Communication sur les modules e-learning disponibles

Déterminer quel canal de communication touchera le mieux les collaborateurs selon leur poste ou métier
Communiquer régulièrement sur les offres de formation
Marketer l’offre de formation : présenter par exemple des vidéos teasers (format vidéo court et dynamique), des témoignages, mettre en avant la valeur ajoutée des formations

Conclusion

La formation continue des collaborateurs est un enjeu majeur pour toutes les organisations et leurs collaborateurs et l’inscrire comme une (des) priorité(s) professionnelle(s) est une condition nécessaire mais pas suffisante. L’offre e e-learning est une des solutions, solution qui doit être activement communiquée et préalablement bien élaborée.

Formaxis vous accompagne sur ce chemin, que ce soit pour créer vos modules d’onboarding par exemple, et ceci du début (ingénierie du projet de médiatisation) jusqu’à la fin : mise à jour des modules (dans un monde qui va très vite c’est incontournable) ou encore pour la création de teasers de formation incitatifs.